С проблемой учёта оборудования сталкивается любое предприятие, численность персонала которого превышает несколько десятков человек и оборудование которого закреплено за разными людьми или размещено территориально в разных местах. Проблема учёта именно компьютерного оборудования стоит особенно остро, т.к. это оборудование подвержено частой замене и претерпевает частую ротацию. Я не встречал более-менее большого предприятия, где проблема учёта ИТ оборудования полностью решена средствами бухгалтерского учёта. Это нормальная ситуация. Во-первых, бухгалтерия оперирует своими собственными объектами учёта. Например, несколько единиц техники по бухгалтерии могут проходить одним активом. Во-вторых, для бухгалтерии часто имеет смысл учёта в рамках всей организации (филиала, отдела) и более детальный учёт сильно усложняет работу бухгалтера. В-третьих, встаёт вопрос доступа к бухгалтерским данным сотрудников ИТ отдела - они должны иметь возможность оценить наличие той или иной техники на предприятии и знать где что стоит. В этом случае бухгалтерский учёт становится совершенно неэффективным инструментом. Можно привести и другие аргументы, показывающие необходимость наличия дополнительного инструмента учёта, но, думаю, мысль в целом ясна.

На сегодняшний день на рынке представлены несколько десятков программ для учёта компьютерной техники. Несмотря на общую направленность, программы сильно различаются функционально. Рано или поздно перед руководителем IT отдела встаёт вопрос выбора инструмента учёта. Взявшись за решение подобной задачи, на первом этапе не всегда ясно какие критерии нужно использовать при выборе. Ошибка в выборе может привести к большим накладным расходам. В этой статье будут рассмотрены несколько аспектов учёта компьютерного оборудования, которые, по мнению автора, являются наиболее важными.

Первое, что следует сделать – определиться какие задачи должны решаться при помощи учёта. Полагаю, есть три основных вопроса на которые должен отвечать учёт – «Что?», «Где?» и «Когда?». Т.е. мы должны знать, какое оборудование мы имеем, где оно размещено, и какие события с ним происходили.

«Что?» или возможность получения информации о составе оборудования. В большинстве случаев необходимо иметь данные о конкретных моделях оборудования или даже о конкретных типах оборудования - программа учёта должна иметь инструменты выборки данных об оборудовании по его типам или по конкретным моделям.

«Где?» или возможность получения информации о размещении оборудования. Это важный момент. Большинство программ предлагают жесткую схему хранения данных о размещении оборудовании. Например, в одной из программ для указания местоположения оборудования предусмотрены поля «Филиал» и «Местоположение». Т.е. имеется двухуровневая структура. Такая структура вполне достаточна для небольшой организации. Если у вас на предприятии десятки филиалов по несколько офисов в каждом, то двухуровневой структуры явно недостаточно. К сожалению, почти все рассмотренные автором программы имеют двух или трёхуровневую структуру. Если вам необходимо наладить учёт оборудования в крупной организации, то этому вопросу следует уделить пристальное внимание.

«Когда?» или возможность получения информации о событиях, связанных с оборудованием. В самом простом варианте это наличие в программе истории. Почти все программы обладают функцией просмотра истории. В некоторых программах история сохраняется частично, т.е. фиксируются не все события. Весьма полезна возможность отмечать в истории такие события, как ремонт, ТО, поломки и прочее. Естественно, в программе должны быть средства поиска оборудования по определённым событиям. Иначе смысл ведения истории несколько теряется. Большинство программ предлагают только просмотр истории конкретного устройства.

Все три описанных выше критерия тесно связаны с реализацией системы отчётов. Отсутствие удобных инструментов выборки данных может свести на нет все преимущества той или иной программы. Отчёты – это основной ваш инструмент. Он должен быть простым, быстрым и многофункциональным. Обычно в программах учёта предлагается некий набор типовых отчётов. В некоторых программах вы можете самостоятельно редактировать печатные формы отчётов, что может оказаться полезным. Следует обратить внимание на возможность экспорта данных отчёта - не всегда средства выборки данных могут удовлетворить ваши потребности, и может понадобиться постобработка данных.

Основа любой системы учёта - это база данных. От её выбора зависит безопасность, производительность, возможность многопользовательского режима работы и простота администрирования. Перед тем, как принять решение о выборе системы учёта, выясните можно ли делать бэкап базы, сколько времени уходит на её восстановление в случае сбоя, как можно перенести базу данных на другой компьютер, возможен ли многопользовательский режим. Приведу пример из своей практики. Была выбрана система учёта в организации, где имеется множество филиалов и учётом занимаются десятки людей. Естественно, база была централизованная. По прошествии некоторого времени, когда в базе накопилось информация о тысячах устройств, скорость работы резко упала и стала походить на пошаговую стратегию. Дальнейшее использование данного продукта стало невозможным. Пришлось заняться «разбором полётов». Сама база была реализована в виде DBF файлов. По существу, клиенты обращались не к серверу базы данных, а работали с базой как с обычными файлами, что при увеличении размеров последней привело в резкой потере производительности. Более того, при анализе структуры базы выявились ошибки нарушения целостности данных. Подобные проблемы особенно сильно проявляются в крупных организациях. Для небольших организаций вопросы производительности могут быть не столь существенны.

Теперь о безопасности данных. Вопрос, который многими просто игнорируется, и совершенно напрасно. Безопасность данных зависит от выбора базы данных и от технологии работы с ней. Понятно, что если база данных рассматривается клиентской частью в виде файлов, то любой пользователь может внести в неё несанкционированные изменения или даже полностью разрушить базу. Такая ситуация наблюдается, например, во всех продуктах 1C версии 7 и ниже – любой пользователь может как минимум получить все данные базы. Подобная ситуация существует во многих проектах. Хочется напомнить их авторам, что на дворе 21 век. Оптимальная с точки зрения безопасности ситуация - это использование клиент-серверной технологии с вынесением контроля прав пользователя (и всей бизнес-логики) на сторону сервера.

Если в организации программой учёта IT оборудования пользуются несколько человек, то встаёт вопрос о разделении прав. Можно дать всем полные права и надеяться на честность и добропорядочность. Но это нелучший подход. Представьте себе ситуацию, когда в справочник моделей оборудования могут вносить изменения все участвующие в процессе учёта сотрудники. Минимум, что нужно сделать в этом случае – выработать общие правила ведения справочника. Иначе будет бардак. Но, как показывает практика, это помогает далеко не всегда. Лучшее, что можно предпринять – ограничить права пользователей. Пусть каждый занимается тем, чем ему положено заниматься. Некоторые программы учёта не обладают механизмами разделения прав. В большинстве механизм разделения прав реализован на стороне клиента, что плохо с точки зрения безопасности. Хорошо, если есть возможность разрешать определённые операции только с определённым типом оборудования.

Немного об импорте/экспорте данных. С экспортом более-менее всё понятно, т.к. в большинстве случаев экспорт можно делать из отчётов, сохраняя данные в нужном формате. Интересен именно импорт. Часть программ учёта позволяют делать импорт данных из внешних источников. Т.е. при помощи какого-то внешнего средства вы собираете информацию о компонентах компьютеров и импортируете их в базу данных учёта. На первый взгляд такая автоматизация выглядит полезной. Но есть два существенных минуса. Во-первых, подобную автоматизацию можно применить не ко всем устройствам, т.е. она будет частичной – метод можно применить только к компьютерам. Во-вторых, данные могут оказаться избыточными. У меня была практика применения программы сбора данных о компонентах. Использовалась AIDA32. Много времени уходило на сортировку данных (не все данные были необходимы). Ещё один побочный эффект от применения такой автоматизации – сильное увеличение числа записей в справочнике моделей. Согласитесь, не всегда нужно знать модель привода FDD, но с применением такой автоматизации у вас в справочнике появится много бесполезных данных. Моё личное мнение – применение автоматизации на этапе ввода данных не оправдано.

Об интерфейсе программ. В одной статье о Microsoft Visual Studio я натолкнулся на интересный факт – Microsoft уделяет очень много внимания качеству продуктов, которыми пользуются программисты и сотрудники IT служб. Почему? Потому что эти люди значительно лучше могут оценить качество, нежели рядовой пользователь. Обращайте пристальное внимание на интерфейс. Вам с этим работать. Ваш инструмент должен быть лёгок в использовании, прост (по крайней мене внешне), надёжен и функционален.

Подведём итоги. Основные аспекты, на которые следует обратить внимание при выборе программы учёта можно сформулировать в виде следующего списка:

1. Инструменты для получения информации о составе оборудования.
2. Инструменты для получения информации о размещении оборудования.
3. Инструменты для получения информации о событиях, связанных с оборудованием.
4. База данных и технология работы с ней. Администрирование базы данных. Возможность масштабирования базы.
5. Наличие многопользовательского режима работы.
6. Безопасность данных.
7. Разделение прав пользователей.
8. Автоматизация ввода данных.
9. Качественный интерфейс.

Как уже было сказано выше, на рынке представлено множество программ учёта IT оборудования. Их функциональное описание выходит за рамки данной статьи. Однако в качестве примера хочу коротко охарактеризовать три программы, каждая из которых может быть применена в разных масштабах:

1. Iron base 6. Сайт http://www.colibrilab.com/. База данных MS SQL Server 2005 Express Edition и выше. Информацию об оборудовании можно разделить на несколько областей (например, по филиалам). Внутри каждой области можно очень гибко настроить права пользователей. Средства безопасности интегрированы с AD, что позволяет управлять правами на уровне AD. Безопасность данных контролируется на стороне сервера. Средств импорта данных нет. Хорошо развиты средства выборки данных. Структура данных об оборудовании может быть любой глубины (в виде дерева). Структура справочника моделей также древовидная. Позволяет учитывать лицензии. Интерфейс простой и информативный. Это решение можно использовать в организациях любых масштабов. Советую обратить внимание на данный продукт.
2. Hardware Inspector. Сайт http://www.hwinspector.com/. База хранится в DBF файлах. Есть клиент-серверное решение – используется выделенный сервер FoxPro. Есть средства разделения прав пользователей. Безопасность данных контролируется на клиентской стороне. Есть средства автоматизации импорта/экспорта данных. Довольно много отчётов. Можно редактировать шаблоны отчётов. Структура данных об оборудовании трёхуровневая, что осложняет применение в крупных организациях. Позволяет учитывать лицензии, ПО и события, происходящие с оборудованием. Интерфейс мало информативен и сильно перегружен. Это решение для организаций средних масштабов.
3. IT Invent.  Сайт http://www.it-invent.ru/. База данных в виде mdb файлов (формат MS Access). Можно использовать базу MS SQL Server. Есть средства разделения прав пользователей. Безопасность данных контролируется на клиентской стороне. Средств импорта данных нет. Шесть простых отчётов. Структура данных об оборудовании двухуровневая. Нельзя поместить устройство в другое устройство. Решение для организаций с парой десятков рабочих мест.

Об авторе

Ермолаев Дмитрий Геннадьевич

(RusArticles SC #3045490)

Источник - http://www.rusarticles.com/programmy-statya/vybor-programmy-uchyota-kompyuterov-3045490.html

Автор статьи : Ермолаев Дмитрий Геннадьевич Оцените статью ! 1 2 3 4 5